退職の挨拶メールって難しい?社内・社外によって使い分けるポイントと例文をご紹介!

      2019/02/28

会社を辞める際には、お世話になった人に挨拶して気持ちよく退社したいものですよね?
といっても社員やお世話になった人が多い場合には、すべての人に会ってお話をするわけにもいきません。
もちろん、ちゃんと会って丁寧に挨拶することが理想的な挨拶ですが、日程や距離だけでなく、関係性によっては直接会うことができない場合もあります。
そこで退職の挨拶として、「メール」という手段があります。今回は、退職の挨拶を「メール」で行う上でのマナーや具体的な内容を紹介していきます。

退職時の挨拶メールを送るタイミングはいつがベスト?

挨拶メール作成しよう

退職時には最後だからこそ、しっかりと気持ちのよい挨拶をして終わりたいところです。そのため、どんなタイミングでメールを送るかということは挨拶を送る上で大事なポイントになってきます。
社内と社外ではその送るタイミングが変わってくるので、それぞれのタイミングを見ていきましょう。

社外の人に退職挨拶メールするタイミング

まず最初に送るべきは社外のお世話になった人たちです。しっかりと社内手続きが進み、退職を公表してもよい時期になったら、社外の人に退職挨拶メールを送ります。
タイミングとしては、引き継ぎのやり取りなども必要になってくるので退職日の2〜3週間前にはメールで連絡する必要があります。

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このタイミングよりも遅れてしまうと、退職までに仕事の引き継ぎもできなくなったり、取引相手の方も引き継ぎ作業に不安をもってしまいますし、マナー的にも問題です。
必ず、引き継ぎができる十分な期間(2〜3週間)を設けて、退職日までに連絡を行いましょう。引き継ぎ作業などがない相手先であれば、この期間よりも短くても問題ないでしょう。

社内の人に退職挨拶メールするタイミング

一方で、社内の人への退職挨拶メールは、退職を連絡するということよりも「最後の挨拶」として行います。
というのも、社内であれば退職するという情報を自分で伝えていたり、噂として伝わったりしていることが多いので退職の報告ではなく、あくまで「最後の挨拶」として行います。

そのため、退職挨拶メールを送るタイミングは最終出社日が一般的です。さらに最終出社日の勤務時間内ではなく、定時を過ぎてからがベストです。
あくまで私用の内容のメールなので、勤務時間中ではなく仕事が終わった時間にメールしましょう。

また、会社によっては退職挨拶メールをするべきタイミングを暗黙の了解として定めている場合もあるので、その場合には上司や先輩などから、今まで退職した他の人たちがどのタイミングで社内向けに退職挨拶メールをしていたかを聞いておきましょう。

直接挨拶まわりもしたい時は、ちょっとしたお菓子を持っていくと好印象です。
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メールの文章は全部一緒でいいの?社内でも書き分ける必要あり!

相手によってメールの書き分けが必要

退職挨拶メールは、タイミングだけ上手く調整するだけはなく宛先ごとに、メールの件名やメールの仕方にも工夫が必要になります。
大きく分けてメールの方法は、以下の3パターンに分けて作りましょう。

  • 社内向け(一般的な間柄の人)
  • 社内の上司向け&特にお世話になった人
  • 社外向け

ここではそれぞれの特徴と実際のメール例文を紹介します。

社内向け退職挨拶メール

社内向けメールで最後挨拶

社内向けの退職挨拶メールの件名は、単純明快で大丈夫です。件名だけで内容が分かるように、「退職のご挨拶」あたりが無難な件名です。あまり分かりづらい件名だと開かれなかったりするので、件名でどんなメールか分かるようにしましょう。

また、退職理由などを記載する場合も、個人的に特別親しい間柄でなければ「一身上の都合」とするのが基本的なルールです。
相手によっては別に理由などを知りたいわけでもないので細かく書く必要はありません。シンプルがベストです。

結婚や出産などのお祝い事の場合には書いても問題はありません。

悪口や批判的な事を書くのはNG!

退職理由などで、会社の悪口や上司などへ愚痴を書くのはやめましょう。ましてや同じ業界に転職する場合などには、後々問題や評判に発展する可能性もあるので注意が必要です。
受け取る側にとっても、人の悪口や愚痴はあまり良い気がするものでもないのでシンプルな挨拶を心がけましょう。

今後の連絡先はたとえ個人的に特別に親しい間柄ではないとしても、一般的には記載しておくことが望ましいでしょう。連絡先がない状態のメールで終わるのは最後の退職挨拶メールといえども、失礼にあたりますし、受け取った側としてもさみしいものです。
「今後ともよろしくお願いします」との思いをこめて、連絡先は記載しましょう。

基本的には次に紹介する、メール例を一斉送信でかまいません。
もちろん、誰に一斉送信したか分からないようにマナーとして、「BCC」に送る人たちを入れることで同時送信先を開示しないようにしましょう。

社内向け退職挨拶メールの例文

件名:退職のご挨拶(自分の名前)

○○部の皆さま、お疲れ様です。

私事となり大変恐縮ですが、このたび一身上の都合により8月末で退社することになり、本日が最終出社日となりました。
本来ならば直接ご挨拶をすべきところですが、メールでのご報告およびご挨拶にて失礼いたします。

在職中はたくさんの方々にお世話になり、本当にありがとうございました。
いたらぬ点も多々あったかと思いますが、業務を通して多くの方々と関わることで、さまざまなことを学ばせていただきまして、大変感謝しております。
今後もこの会社で学んだことを活かして、少しでも成長していけるように邁進していきたいと思います。

今後の連絡先は以下になりますので、何かありましたらこちらにご連絡いただけると幸いです。

メール:○○○@○○○
携帯:○○○-○○○-○○○

最後になりましたが、皆様のさらなるご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。
今まで、本当にありがとうございました。

○○部 自分の名前

今後の連絡先や退職日を伝えるとともに、感謝の気持ちも忘れずに伝えましょう。

社内の上司向け&お世話になった人向け退職挨拶メール

上司向けメールでは感謝を

社内の上司向けの退職挨拶メールは、基本的なメールの仕方は前述の社内向けメールと一緒です。当然、会社の悪口、愚痴は省き、シンプルに今までの感謝を伝えるようにしましょう。
上司は一斉送信ではなく個別に一人づつ送るようにしましょう。
自分の部署でなくても管理職以上の地位にいる人には、すべて個別に送るようにするのがマナーです。

また、上司というほどではなくても、仕事上でお世話になった人や関わり合いの強かった人、自分として思い入れのある人にも個別に送るといいですね。
もちろん、その文面も個別の内容として感謝のエピソードなどを短めに挿入してあげると相手にも誠意が伝わりやすくなります。

当然ですが、お世話になった人にも悪口や愚痴は記載せず、シンプルに感謝を伝えます。連絡先は当然、記載しましょう。

また、これは当然ですが、直属の上司にはメールだけではなく直接挨拶をするのも基本です。直接挨拶にプラスして、メールもするようにしましょう。

上司向け&お世話になった人向けの退職挨拶メールの例文

件名:退職のご挨拶(自分の名前)

○○部長 ○○様

お疲れ様です。○○部の○○です。

このたび一身上の都合により、本日を持ちまして退職することとなりました。
本来ならば直接ご挨拶をすべきところですが、メールでのご挨拶にて失礼いたします。

入社以来、様々な仕事を通して、多くのことを学ばせていただきました。
特に○○様には多くのご指導ご鞭撻をいただき、大変感謝しております。(お世話になった人にはここにお世話になったエピソードを入れる)
今後の人生にそれらの教訓を生かして、新しい職場でも励んで参りたいと思います。

今後の連絡先は以下になりますので、何かありましたらこちらにご連絡いただけると幸いです。

メール:○○○@○○○
携帯:○○○-○○○-○○○

最後になりましたが、改めて○○部長の長年のご厚情に深謝するとともに、皆様のご多幸とご健勝をお祈り申し上げます。
今まで、本当にありがとうございました。

○○部 自分の名前

上司への挨拶メールには、指導してもらったエピソードをいれつつ感謝を伝えるのがベターです。

社外向け退職挨拶メール

社外向けは慎重に

社外向け退職挨拶メールは上記の2つのメールと比べるとだいぶ意味合いが変わってくるので注意が必要です。
そもそもタイミングが違いますので、必ず先ほど紹介したように退職前の2〜3週間前に送りましょう。

また、あくまで社外の人とは会社を代表して接している面もありますので、挨拶の仕方ひとつで会社の信用が傷つく場合もあるので慎重な対応が必要です。

社外の退職挨拶メールのポイントは以下になります。

  • 退職日をはっきりと伝えること。(決まってなければ、おおよその予定を伝える)
  • 後任者と引き継ぎについて伝える。(できれば直接一緒に行って挨拶するのがベスト)
  • 連絡先などは伝えない。(社内とはことなりあくまで社外の人なので)

引き継ぎについても要チェック

特に大事なのが後任者との引き継ぎです。社外の人にとって大事なところはあなたが辞めてしまうことよりも、仕事をどのように続けていくかになります。
引き継ぎを適当にしてしまっては、あとあと会社にとっても大きな不利益になってしまいます。しっかりと社内の後任に引き継ぎ、取引先にも不安を残さないよう引き継ぎはできていること、後任を伝えるようにしましょう。

今後の連絡先については、よほどのことがないかぎり社内の内密な情報などを漏らす恐れもあるため、基本的には退職後には取引先の人と交流しないのが基本です。
また、メールの中に退職の理由や会社の悪口、批判、愚痴などを記載することはマナー上控えましょう。会社だけでなく、自分自身の信用問題にもかかわってきます。

社外の人向けの退職挨拶メール

件名:退職のご挨拶(株式会社○○ 自分の名前)

株式会社○○ △△部
○○様

いつも大変お世話になっております。
株式会社○○の△△です。

私事で大変恐縮ですが、一身上の都合により、○月○日をもって、会社を退職することになりました。
○○様には、さまざまなご支援やご指導をいただき、いろいろなプロジェクトを成功に導くためにご尽力いただけたこと、誠に感謝しております。

(何か特別な仕事上のエピソードがあれば簡潔にここに記載する)

本来なら直接お伺いしてご挨拶するべきところですが、メールでのご連絡となりましたことをお詫び申し上げます。

後任は、同じ部署の□□が努めさせていただきます。
後日改めて、引き継ぎもかねてご挨拶に伺いますので、変わらぬご指導のほどよろしくお願い申し上げます。

後任者:名前
連絡先:メールアドレス

最後になりましたが、貴社のご発展と○○様のますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます。

○○部 自分の名前

最後のご挨拶には、会社で使っていた連絡先、署名は外すようにしましょう。

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まとめ

いかがでしたでしょうか?退職するときの挨拶メールでマナーがわからず少し戸惑うところもありますよね。とはいっても最後をきっちり仕上げることも社会人にはとても大事なこと。お世話になった会社にとっても、自分にとってもマイナスにならないように、「立つ鳥跡を濁さず」そして、新しい新生活に向けてチャレンジしていきましょう。
新しい新生活の最初のステップが退職挨拶メールだと考えて前向きに捉えていきましょう。

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