退職の流れを知ってスムーズに賢くミスなく退職!ステップごとに解説!

      2019/02/28

退職は単純に会社を辞めるということだけではなく、次の会社で働く上での最初のステップになります。さらに自分勝手に退職してしまうと、今までお世話になった会社や同僚に迷惑をかけることにもつながります。

今回は退職をスムーズに賢く、そして、ミスなく行うために退職の流れをステップごとに解説して、無事、円満退職になるように導いていきます。

まずは退職の流れを知る!各ステップごとの注意事項は忘れずに!

退職は計画的に


退職をすること自体は基本的には手続きだけなので、難しいことではありません。ただ、日々の業務と並行しつつ、会社に残る同僚たちとの業務引き継ぎなどの関わりもあります。退職日まで自分の業務を全うするだけでなくしっかりとした計画を立てて、準備をする必要があります。

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退職には主に以下のステップに分かれています。

  1. 退職意思表示
  2. 退職日の決定
  3. 退職届の提出
  4. 仕事の引き継ぎ
  5. 挨拶回り
  6. 挨拶メールなどの準備
  7. 退職日当日

次項から、ステップごとにやるべきことと、準備しておくものなどを紹介していきます。
その前に退職の流れとともにどのような退職タイプであるかも重要になってくるので、まずは退職タイプを紹介します。

退職タイプを考える

退職タイプというのは簡単で、分類すると以下のようになります。

  • 退職後にすぐに転職する
  • 退職してから、求職活動をして転職する(もしくはしない)

すぐに転職する場合には、退職後の年金や税金などの手続きがなくなり楽になります。
一方で、すぐに転職しない場合には年金や税金の手続きが発生してしまうので、退職後にいろいろな手続きをする必要が出てくることを考慮する必要があります。

ただし、手続きが面倒臭いからといって退職タイプを決めるのではなく、次にする仕事に最も適した退職タイプを見極めましょう。

在職しながら、転職活動などの準備期間を設けて転職する場合にはそれなりにハードルも高くなりますので、業界的な特徴なども考えた上で見極めましょう。

退職意思表示:退職希望日の2ヶ月前

退職意思は早めに伝えよう


一般的な退職の意思表示は退職の2ヶ月前がベストになります。仕事の引き継ぎや取引先への挨拶などを考慮すると、退職希望日までにはこれくらいの期間が必要になります。
よほどのことがない限り、退職の2ヶ月前までに退職の意思表示をしておきましょう。

原則として退職日は会社のもっとも忙しい繁忙期は避けましょう。あなたの退職が業務に差し支えるのはよくありませんし、引き継ぎなどもスムーズに進まなくなってしまいます。

また退職の意思表示の際には、会社への悪口や現状への不満などは一切口にしないようにします。
スムーズに辞めたい場合にはシンプルに「一身上の都合」で問題ありません。
さらに転職先も明らかにする必要はなく、辞めることの意志の硬さと感謝の気持ちをしっかり伝えて円満に了解をもらいましょう。

退職には伝え方も大事→円満退社できる退職理由の2つのポイント

なお、基本的にはよほどの関係ではないかぎり、上司に退職の意思表示をする前に部署の人たちや、ましてや周りの部署の人たちには伝えないようにしておきましょう。
すでに周りの人たちが退職について知っていることはあまり良いことではありません。

退職意思表示の前に準備すること、やっておくべきこと

  • 退職希望日を決めておく(繁忙期は避ける)
  • 家族や友人などに相談して、アドバイスやスムーズに退職できるような環境作り
  • 決して周りの人には退職について語らない
  • 上司へ話す内容を決めておく(現状の不満や転職先は言わない流れを考え、意志の強さを伝える)
  • 退職願が必要な会社の場合には書類を作成しておく

退職日の決定:退職意思表示〜退職1ヶ月前

よく話し合って退職日を決める


この期間は退職の意思を上司が内諾して、退職手続きなどの準備期間なので無駄にしないように事前に何をすべきか決めておきましょう。

まずは、退職意思表示が受諾されたら、上司と話し合って「退職日」を決めましょう。
仕事の流れや引き継ぎに十分な時間をとれることに注意しておきましょう。

退職意思表示〜退職1ヶ月前までに準備すること

ここにあげる内容は退職意思表示の際に上司に伝えたり、相談できるのであればそのタイミングでも問題ありません。

  • 転職先に入社する日から概算して、無理のない「退職日」を決めておく
  • 引き継ぎ方法や相手を決めておく(引き継ぎに必要な日数も算出)
  • 「退職日」の変更は基本的にしないことが望ましいので入念に決める

退職届の提出:退職1ヶ月前まで

退職届を提出


退職届を会社ごとの適切な部署に提出します。流れとしては、会社所定の書式がある場合にはその書式に必要事項を記入して、必ず直属の上司に提出します。

退職届までに準備すること

  • 就業規則などを確認しておく
  • 退職届に印鑑や誤字などがないか確認しておく

ここでの注意点は、「辞表」は役職のある人だけ。一般の場合は、「退職届」になります。また、退職届は正式な最終意思表示となり、撤回できず受理されると退職が決定したことになります。「退職願」は退職の申し出で、撤回ができます。退職届を提出する時は、退職意思が固まってからにしましょう。

仕事の引き継ぎ:退職1ヶ月前〜

後任にきちんと引き継ごう


ここからは「退職日」も決まっているので、あとは後任者に引き継ぐことがメインになってきます。
仕事の引き継ぎは、辞めるからといって適当にやっていいわけではなく、あなた自体の評価にもつながりますし同じ業界の会社に転職するのであれば、評判は付いて回ります。

さらに社外の取引先の会社なども関わる場合には、辞める会社の評判を落とすことにもつながるのでしっかりと引き継ぎプランを立てましょう。

だいたい遅くとも引き継ぎは「退職日の3日前」には終わるようにスケジュールしましょう。早ければ社外の引き継ぎ業務は、1週間前くらいには終わるようにしましょう。
通常、社外は予定が狂いやすいので早めに終わるように設定します。

退職日が決まってからは、自分の仕事の段取りや進行状況、業務分担などを詳細にまとめておき、引き継ぐ相手にスムーズに引き継げるようにしておきます。
そのまとめを見れば、退職後にも後任者が読めば仕事ができるくらいにしておきましょう。

仕事の引き継ぎに準備すること

  • 自分の仕事の段取り、進行状況、業務分担などをまとめておく
  • 引き継ぎスケジュール表を作る
  • 取引先や担当者などをまとめる

挨拶回り(社外):退職2週間前〜

お世話になった方に挨拶を


退職まで2週間を切ってきたら取引先などに挨拶回りを開始します。一般的には退職挨拶回りの前に取引先には事前に退職挨拶メールを送っておきましょう。その中に引き継ぎに行くことなどを明記しておきます。

最後の挨拶も抜かりなく→退職メールの書き方

その際の連絡では退職の理由なども「一身上の都合」でかまいません。ましてや転職先の会社や会社の不満などは口にしないようにしましょう。

必ず後任者には同行してもらい、取引先の担当者に紹介するようにしましょう。その際に事前に作っておいた引き継ぎスケジュールなどを説明し、その場で簡単な引き継ぎ作業も行なっておきましょう。

大事なことは取引先の人が引き継ぎ作業や今後の作業に不安を感じないようにすることです。

挨拶回り前にしておくこと

  • 退職挨拶回りの前に退職挨拶メールを送っておく
  • 後任者の紹介の仕方(特徴などを紹介しますが、肯定的に)
  • 引き継ぎスケジュール表(社外用)を作る

挨拶メールなどの準備:退職1週間前〜

引継ぎ準備をしっかり


この期間にきたら、ある程度引き継ぎ作業もおちつき、終わりが見えてきていると思いますので、そろそろ身の回りの準備にとりかかりましょう。
会社のパソコンに入っている個人情報や私用の情報やメールなどは削除するようにしましょう。メールなどは万が一流出したら相手側にも迷惑がかかるので適切な処分や保存を行いましょう。

細かいことですが自分宛の郵便の送付物などは仕事に応じて、後任者への変更を済ませましょう。その他にも社費で購入したものや会社から借りていたものなどは全て返却しておきましょう。
退職挨拶メールもこの時期には準備しておきましょう。なお、退職挨拶メールを送るタイミングは社内の人には基本的には最終出社日の定時を過ぎてからです。会社ごとにルールがある場合もあるので、先輩や上司に聞いておきましょう。

退職メールの書き方はこちら

社外の人には引き継ぎの前にメールを送っているので必要はありません。最後にもう1度送るのはかまいませんが、内容はシンプルにしておきましょう。

また、取引先だけでなく、仕事でかかわった人にメールではなく挨拶状で連絡することもより丁寧でよい退職挨拶なので、送る場合にはこのタイミングで退職挨拶状を作っておき、退職日付近で投函しましょう。

退職1週間前に準備しておくこと

  • 荷物や資料の整理
  • メールの整理
  • 退職挨拶メールの作成
  • 退職挨拶状の作成(作る場合には)

退職日当日

飛ぶ鳥跡を濁さず


前日までにかかえていた仕事が完了しているかどうかをチェックし、引き継ぎ業務もすべて終わっていることを確認しておきます。
退職日当日は、退職挨拶メールの最終チェックをしてしっかりと連絡先があることもチェックしておきましょう。
仕事で分からないことがあった際には直接担当していたあなたに問い合わせがあることはある程度は仕方のないことです。

定時になったら退職挨拶メールをします。それとともに会社のルール次第ですが、直接挨拶ができる時間があれば、直接退職の挨拶をしましょう。
直接挨拶する際は、ちょっとしたお菓子など用意すると喜ばれます。→退職挨拶のプチギフト

また、忘れずに退職するときに返すものは会社に返却しましょう。

退職時に会社に返却するもの

  • 社員証・社章
  • 健康保険被保険者証
  • 通勤定期券
  • 制服、作業着(貸与を受けていた場合)
  • 名刺(取引会社の人の名刺も会社の所有物となる)
  • 書籍や事務用品などの備品
  • 業務上の資料や書類、作成物

退職の流れ(保険・年金手続き)

退職後の手続きも抜け漏れなく


会社における退職の手続きは、仕事などの手続き以外にも、以下の2パターンの退職手続きが存在します。

  • 会社での退職手続き
  • 公的な退職手続き

順番としては、まずは「会社での退職手続き」をしてから、「公的な退職手続き」の順番で進んでいきます。

会社での退職手続き

会社から退職する場合には以下の手帳などをしっかりと受け取り保管しましょう。

離職票(退職が決まってる場合には不要) 退職日翌日以降
年金手帳 退職当日までに受領
源泉徴収票 退職後1ヶ月以内
雇用保険被保険証 退職当日までに受領

また、退職後すぐに転職しない場合には、国民年金や国民健康保険に加入する必要があるので、社会保険の資格喪失を証明するために必要な以下の書類ももらっておきましょう。

退職証明書 退職日翌日以降
健康保険・厚生年金被保険者資格喪失証明書 退職日翌日以降

公的な退職手続き

退職後は、以下の手続きが発生します。

  • 国民年金保険の手続き(すぐに転職する場合は不要)
  • 税金の手続き(すぐに転職する場合は不要)
  • 雇用保険の手続き(すぐに転職する場合は不要)
  • 健康保険の手続き(すぐに転職する場合は不要)

いずれの場合にもすぐに転職する場合には不要ですが、期間が空く場合には必ず公的な手続きが必要になるので注意が必要です。

手続きする時期

それぞれの手続きごとにやるべき時期が変わってくるので覚えておきましょう。

●国民年金保険

国民年金保険への加入 退職日の翌日から2週間以内

●税金の手続き

退職所得の受給に関する申告 退職金が支給された時
所得税の確定申告 確定申告期間(通常2/15〜3/15)

●雇用保険の手続き

求職の申し込み・失業の給付受給申請 離職票受領後から早めに

●健康保険の手続き

任意継続被保険者給付受給申請 退職日の翌日から20日以内
国民健康資格取得届 退職日の翌日から14日以内

まとめ

いかがでしたでしょうか?
退職の流れは、初めての人にはなかなか慣れないステップがあります。
特にステップごとに考えては間に合わないので、退職を決めた日から少しずつ準備をしておき、「退職意思表示」のタイミングでは「退職日」までの流れをスケージュールしておき、無理なく円満に退社できるように進めていきましょう。

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